Sukces wielu przedsiębiorstw, które dystrybuują towary leży zwykle w szczegółach. Dla wielu kontrahentów już nie sama jakość towaru decyduje o współpracy z danym dostawcą. Na znaczeniu coraz częściej przybierają zasady regulujące obsługę zamówień, szybkość ich realizacji, jak i komplementarność. Stąd też często to właśnie organizacja pracy magazynu stanowi dla wielu przedsiębiorstw klucz do sukcesu.
#1. Standardy obsługi zamówień
Każda nieprzetrenowana sytuacja sprawia, że personel obsługujący zamówienia zwykle będzie mieć tendencje do obniżania swojej efektywności. Sąd warto określić standardy obsługi zamówień, zależności między liczbą przyjmowanych zamówień a liczbą osób zaangażowanych w ich realizację. Dla przykładu, 3 osoby muszą poradzić sobie z obsługą do 40 zamówień dziennie, przy wolumenie zamówień rzędu 40-80 potrzebnych jest minimum 6 osób, a gdy liczba zamówień przekroczy 100 zespół musi zostać uzupełniony o kolejne 3 osoby. Oczywiście liczby te zależne są od tego co jest przedmiotem zamówienia, warto wiec wpierw zmierzyć efektywność swojego personelu, a dopiero potem stawiać przed nim normy.
#2. Organizacja przestrzeni
Organizacja stałych zasad podziału przestrzeni magazynu oszczędzi czas tracony odnalezienie towarów na regałach. Numerowanie i nazywanie regałów, oznaczanie ścieżek dla personelu, wózków widłowych, wózków ręcznych, wydzielenie stref (magazynowania, pakowania, składowania paczek do wysyłki). Wszystko to poprawi efektywność pracy każdego pojedynczego pracownika.
#3. Rozbudowa zaplecza sprzętowego
Wykorzystanie technologii zwykle oszczędza czas. Liczy się tu każdy drobny szczegół. Od pistoletu z klejem lub taśmą, po czytniki kodów kreskowych, pomagające odnaleźć towar na półce. Rozwój technologiczny zwykle kojarzy się inwestycją dużych środków, jednak to często mylne założenie. Czasami rozwiązanie jest banalnie proste np. organizacja linii transportowych, dodanie kilku metrów rolek transportowych tworzonych przez kule transportowe. Nie wymaga to dużych nakładów finansowych, a usprawni proces transportu towarów, przyspieszy jego obieg po magazynie.
#4. Specjalizacja pracowników
Duże magazyny, obsługiwane przez zespoły kilkunasto lub kilkudziesięciu osobowe muszą zorganizować personel się w grupy o różnej specjalizacji. Nieefektywne jest by jeden pracownik odpowiadał za kompletowanie zamówienia od A do Z, tracił czas na wycieczki po całym magazynie, często nie mając wiedzy gdzie dokładnie szukać danego komponentu. Takie reguły wróżą katastrofę. Specjalizacja personelu w praktyce może oznaczać np. podział na personel odpowiedzialny za kompletację elementów zamówienia z danego działu, inna grupa będzie pakować zamówienie, jeszcze inna adresować lub przygotowywać do wydania. Im bardziej precyzyjnie zostaną określone specjalizacje personelu tym konsekwentniej będzie można je realizować i kontrolować.
#5. Specjalne strefy dla specjalnych produktów
Niektóre z często zamawiany produktów nieustanie rotują po magazynie. Jeśli takich produktów jest dużo, to warto stworzyć dla nich specjalną strefę produktów szybko rotujących. Obsługa zamówień na te produkty będzie odbywać się na indywidualnych zasadach, a dzięki temu dużo bardziej efektywna stanie się kompletacja i wysyłka reszty towarów, które zamawiane są rzadziej.
#6. Przygotowanie kilku zamówień jednocześnie
Praktyką, która oszczędzi czas pracy personelu jest przygotowywanie na raz kilku identycznych zamówień przez jednego pracownika. Niestety by wdrożyć i zarządzać na tym poziomie potrzebny jest inteligentny system informatyczny, który sam przekaże realizację zamówień w ręce jednej osoby, która w danym momencie wykona to w sposób najbardziej optymalny.
#7. Automatyzacja w zarządzaniu brakami
Brak towaru w magazynie, nawet chwilowy, wpływa niekorzystnie na efektywność pracy. Proces zamawiania towarów, które po prostu się skończyły powinien być zautomatyzowany do granic możliwości. Nie chodzi tu tylko o identyfikację problemy, ale o przewidywanie jego wystąpienia. Jeśli dany towar zaczyna szybko schodzić z magazynu, to jego zamówienie powinno nastąpić przed wydaniem ostatniego egzemplarza.
#8. Planowane konserwacje
Serwis maszyn, systemów i urządzeń wspierających pracę w magazynie często wyłącza z pracy część personelu. Do tego dochodzą sytuacje, w których sprzęt po prostu ulegnie awarii. Jego naprawa trwa, a praca stoi. Na takie sytuacje trzeba się przygotować jak najlepiej np. wdrażając regularny plan konserwacji urządzeń, w trakcie którego podjęte zostaną również decyzje o ich wymianie, zanim się zepsują.